卒業旅行で海外に行く時の幹事の役割は？幹事になったら注意することとは？
卒業旅行に行くことになり、その卒業旅行が海外と決まった時、大人数で行くとなると幹事が必要になってきますね。
幹事は役割の負担が大きいし、みんなに喜んでもらえるように一生懸命計画を練りますよね。
しかし一生懸命計画したのに他のみんなから不評だったりすると、一生懸命がんばったのになぁとすねてしまうこともあります。
今回は卒業旅行で海外に大勢で行くことになったとき、幹事の方はどんなところに注意すればいいのかお話しします。
自分が幹事になったら注意することとは？
自分が幹事になったときに注意する点について項目ごとに説明していきますね。
海外旅行の準備はいつから始める？
海外旅行の準備は、理想的なのは半年前ですが、遅くても2ヶ月前から始めましょう。
1人旅行やペアでの旅行ならば宿も空いていることが多いですが、団体旅行となると話は別です。
人気の施設だと早めにとっておかないと、半年前から予約がいっぱいということになってしまいます。
他にも卒業旅行をする方は多いかと思いますので、卒業旅行の期間は繁忙期と言えるでしょう。
しかし急なキャンセルがあったり、あまりランクを選ばない宿だと2ヶ月前でも割と空いていることが多いです。
ですので急に海外旅行が決まった場合でも、最低2ヶ月前から準備を始めましょう。
また2ヶ月前から準備を始めると言うのは予約を取り始める期間のことで、出欠を先に取らなければいけないので、それ以前に旅行の出欠を取っておきましょう。
出欠をあらかじめ前もって取っておき予約してしまってから、旅行日が近くなり再度出欠を取って微調整をするのも良いでしょう。
当日近くなければキャンセル料が取られることもないので、とりあえず宿を確保していくことが大切です。
旅行先で訪れる観光スポットをあらかじめ決めておく
観光スポットをあらかじめ決めておくのも大切なことです。
特に海外だと団体で移動していてもはぐれてしまうことが多いです。
しかし先に旅行先で訪れる観光スポットを決めておけば、みんなが観光スポットに従って進むので動きやすいです。
また当日着いてから観光スポットを決めるのでは意見が絶対にまとまりません。
ですのであらかじめ観光スポットを決めておきましょう。
観光スポットを決める際には、みんなの意見を取り入れて多数決で決めてもいいし、あらかじめ幹事の方が観光スポットをピックアップして、みんなに多数決で決めてもらうという方法でも良いでしょう。
宿泊する場所は幹事に一任する
宿泊する場所は幹事の方が決めてしまいましょう。
宿泊する場所は観光スポット以上に決まらないことが多いです。
では宿泊する場所ではどんなことに注意すると良いのでしょうか。
まずやはり1番は宿泊料金です。
高すぎず安すぎず、割と定評のある宿泊施設が1番です。
また宿泊施設の立地や料理、部屋の広さなども重要です。
特に宿泊施設の立地は優先順位が高めです。
海外では治安の悪いところもありますし、駅からとても遠いホテルもたくさんあります。
団体移動するときには少し危険なので、なるべく安全なところを選ぶようにしましょう。
お金の管理について
お金についてですが旅費が確定したら、その旅費よりも少し多めに集金しましょう。
何故かと言うと旅先では何が起こるかわからず、予想外の出費がある場合があるからです。
ですので少し多めに集金して、最後に余った金額をみんなに返金するという形をとりましょう。
まとめ
今回は卒業旅行で海外に大勢で行く時に、幹事が気をつけることについてお話ししました。
幹事になられた方はとても大変かと思いますが、みんなが喜んでもらえる旅行だとやりがいを感じますよね。
ぜひ押さえておきたいポイントに注意して、楽しい卒業旅行を計画してくださいね。